Kompendium wiedzy na temat procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń.

Na za podstawie Zarządzenie nr 54/2024 Nadleśniczego Nadleśnictwa Kalisz Pomorski z dnia 25 września 2024 r., w Nadleśnictwie Kalisz Pomorski wdrożona jest wewnętrzna procedura zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń.

Niniejsza procedura umożliwia wszystkim uprawnionym osobom przekazanie informacji o ewentualnych naruszeniach prawa, procedur i standardów etycznych, w sposób bezpieczny i poufny, a także zapewniający ochronę przed działaniami o charakterze odwetowym. Zgłoszenia wewnętrzne traktowane są z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu.

1.  Sygnalista – osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście z wiązanym z pracą, w tym: pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażysta, wolontariusz, praktykant.

2. Aby zgłosić nieprawidłowości i otrzymać status sygnalisty należy spełnić następujące warunki:

• być uprawnionym do przesłania takiego zgłoszenia,
• naruszenie musi dotyczyć zakresu spraw wymienionych w art. 2 Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz art. 3 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów,
• być przekonanym i mieć uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego oraz że informacja taka stanowi informację o nieprawidłowościach.

3. Przedmiot zgłoszenia może dotyczyć naruszenia prawa dotyczącego:

•  korupcji,
•  zamówień publicznych,
•  usług, produktów i rynków finansowych,
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
•  bezpieczeństwa transportu,
• ochrony środowiska,
•  ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
•  zdrowia publicznego,
•  ochrony konsumentów,
•  ochrony prywatności i danych osobowych,
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
•  konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela.

4. Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać w szczególności:

•  dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy, datę i miejsce sporządzenia,
• dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy,
•  opis naruszenia prawa oraz jego datę.

Zgłoszenie wewnętrzne dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.

Wzór formularza zgłoszenia, stanowi załącznik nr 6 do procedury.

Zgłoszenia wewnętrzne dokonywane mogą być poprzez dedykowane poufne kanały zgłoszeń funkcjonujące w Nadleśnictwie Kalisz Pomorski.

Adres skrzynki mailowej, na którą można przesłać zgłoszenie to sygnalista.kaliszpomorski@pila.lasy.gov.pl jest udostępniony na stronie www Nadleśnictwa Kalisz  Pomorski,

• w celu uzyskania informacji zwrotnej, zgłaszający musi wskazać dane kontaktowe,
• w przypadku nie podania innych danych kontaktowych niż adres mailowy, z którego zostało przesłane zgłoszenie, cały kontakt będzie odbywał się przy pomocy tego adresu,
•  zgłaszający otrzymuje od Operatora potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia – w ciągu 7 dni od dnia jego otrzymania,
• dostęp do treści maila posiada tylko Operator zgłoszeń,
• rejestrowana jest tylko informacja o przyjęciu pisma.

Osobiście do pracownika Nadleśnictwa Kalisz Pomorski, będącego Operatorem. Operator, do którego zgłoszono nieprawidłowość dokumentuje zgłoszenie w formie protokołu lub nagrania rozmowy.

 Zgłoszenie wewnętrzne może mieć charakter:

• jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia,
• poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane podlegają utajnieniu.

Zgłoszenia anonimowe i listowne nie będą rejestrowane ani rozpatrywane.

Osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia pracodawca zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników.

5. Zgłaszający nie będzie podlegał również ochronie jeżeli zgłasza:

• informacje nieprawdziwe,
• informacje w złej wierze,
•  informacje o naruszeniu prawa, które zostały już zgłoszone na postawie przepisów odrębnych (w szczególności jako skarga lub zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa),
• naruszenia godzące wyłącznie w prawa zgłaszającego,
• naruszenia następują wyłącznie w indywidualnym interesie zgłaszającego,
• naruszenia dot. ochrony informacji niejawnych,
•  naruszenia dot. tajemnicy związanej z wykonywaniem zawodu,
•  naruszenie z innych dziedzin prawa niewymienionych w § 3 ust. 2,
• informacje anonimowe.

6. Nadleśnictwo Kalisz Pomorski jest administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7) RODO, które przetwarza w związku z przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń wewnętrznych.

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z zasadami ochrony danych wskazanymi w art. 5 RODO. Administrator realizuje prawa osób, których dane dotyczą, wskazane w art. 15-22 RODO, z ograniczeniami w zakresie prawa dostępu do danych osobowych, wskazanymi w powszechnie obowiązujących przepisach w zakresie ochrony sygnalistów. Administrator pozyskuje zgodę sygnalisty na ujawnienie jego tożsamości, jeżeli taka jest inicjatywa i wola sygnalisty. Administrator, w przypadku pozyskania takiej zgody zamieszcza stosowne informacje o tym fakcie w obowiązku informacyjnym wobec sygnalisty.